17.04.2025
Niemand denkt gerne darüber nach, aber es kann jederzeit passieren: Krankheit, Unfall oder ein plötzlicher Notfall – und plötzlich bist du als Unternehmer*in nicht mehr handlungsfähig. Was dann? Bleibt das Unternehmen führungslos? Stoppen alle Prozesse? Gibt es klare Anweisungen für dein Team?
Die gute Nachricht: Mit der richtigen Vorbereitung kannst du dich zurücklehnen und wissen, dass dein Geschäft auch ohne dich weiterläuft. In diesem Blogpost erfährst du, wie du entspannt ausfallen kannst – ohne Chaos, Umsatzeinbrüche oder existenzielle Bedrohungen.
Warum du eine Notfallstrategie brauchst
Viele Selbstständige und Unternehmer*innen sind der Dreh- und Angelpunkt ihres Unternehmens.
Doch was passiert, wenn du unerwartet ausfällst?
Ohne klare Regelungen kann es schnell zu Problemen kommen:
✅Offene Rechnungen werden nicht beglichen
✅Kundenprojekte liegen brach
✅Dein Team weiß nicht, wer Entscheidungen treffen darf
✅Wichtige Dokumente und Passwörter sind nicht zugänglich
Das muss nicht sein. Eine durchdachte Notfallplanung sorgt dafür, dass dein Unternehmen auch ohne dich funktioniert – sei es für ein paar Tage, Wochen oder im schlimmsten Fall länger.
1. Dokumentiere deine wichtigsten Geschäftsprozesse
Stell dir vor, jemand müsste dein Unternehmen von heute auf morgen übernehmen – was bräuchte diese Person, um nicht ins kalte Wasser geworfen zu werden?
- Schreibe alle wichtigen Prozesse und Zuständigkeiten nieder
- Erstelle eine Liste mit den wichtigsten Kontakten (Kunden, Lieferanten, Bank, Steuerberater)
- Halte fest, welche Aufgaben täglich, wöchentlich und monatlich anfallen
- Dokumentiere, wer welche Passwörter kennt und wo sie sicher hinterlegt sind
💡Tipp: Nutze eine digitale Notfallmappe, auf die eine Vertrauensperson Zugriff hat
2. Bestimme eine Vertretung
Gibt es jemanden in deinem Unternehmen oder deinem Umfeld, der dich im Notfall vertreten kann? Falls nicht, solltest du überlegen, wem du diese Verantwortung anvertrauen könntest.
💼Für Unternehmer mit Team:
Ernenne einen Stellvertreterin und erarbeite gemeinsam mit ihr oder ihm einen Notfallplan.
👥Für Solopreneure:
Falls du keine Mitarbeitenden hast, kannst du einen externen Vertrauensperson oder einen
Business-Buddy bestimmen, der im Ernstfall einspringt.
🔐Ganz wichtig:Stelle eine Unternehmervollmacht aus, damit deine Vertretung wirklich rechtsgültig handeln kann. Ohne diese kann es passieren, dass selbst einfache Bankgeschäfte nicht ausgeführt werden dürfen!
3. Automatisiere, was geht
Ein Unternehmen, das unabhängig von dir funktioniert, ist nicht nur für Notfälle sinnvoll – es hilft dir auch im Alltag.
🚀Setze auf Automatisierung:
✅Daueraufträge für wiederkehrende Zahlungen einrichten
✅Standardisierte Workflows für wiederkehrende Aufgaben nutzen
✅Ein CRM-System zur Kundenverwaltung führen
✅Team-Kommunikation über Projektmanagement-Tools organisieren
Je mehr Prozesse du standardisierst, desto einfacher wird es für andere, im Notfall einzuspringen.
4. Halte dein Team und deine Familie informiert
Nicht nur dein Unternehmen sollte vorbereitet sein, sondern auch dein persönliches Umfeld.
🏠Familie & Angehörige:
Sprich mit ihnen darüber, wer im Notfall kontaktiert werden soll und welche wichtigen Informationen sie haben sollten.
👨💻Team & Geschäftspartner:
Mach regelmäßige Meetings, um den Notfallplan durchzugehen. Dein Team sollte wissen, wo wichtige Dokumente liegen und welche Ansprechpersonen es gibt.
5. Notfallordner anlegen
Ein Notfallordner ist dein Rettungsanker, wenn es ernst wird. Hier gehören alle wichtigen Dokumente rein, darunter:
📌Bankverbindungen & Zugangsdaten
📌Wichtige Verträge (Miete, Versicherungen, Kundenverträge)
📌Unternehmervollmacht
📌Ansprechpartner für Steuerberater, Anwalt, Versicherung
📌Anweisungen für Mitarbeitende
Speichere diesen Ordner sowohl physisch (Papierform) als auch digital an einem sicheren, aber zugänglichen Ort.
